Suivi des ressources humaines : Et si vous optiez pour un logiciel RH ?

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À l’ère du numérique et du tout digital, la plupart des entreprises publiques comme privées ont choisi de s’adapter. Il est loin derrière le temps où le service des Ressources Humaines croulait sous des tonnes de papiers. Aujourd’hui, les absences des personnels, la gestion des congés, la gestion des notes de frais, la planification des formations, la planification des processus de recrutement sont tout simplement automatisées. Opter pour un SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) est forcément la meilleure option d’optimisation des ressources humaines.    

Un logiciel de gestion des Ressources Humaines

Un logiciel RH encore appelé SIRH est un ensemble d’applications spécifiques qui aide le Directeur ou chef service des Ressources Humaines à gérer de façon efficiente le personnel administratif et ouvrier dont il a la charge. Ce genre de logiciel est une solution tout-en-un qui couvre tous les aspects de la gestion des RH.

Les différents types de logiciels de RH

Il existe différents types de logiciels RH :

Les outils de base RH qui comportent la gestion du temps, de la présence et des activités ainsi que la gestion des prestations sociales 

Dans les SIRH, ce sont des utilitaires qui permettent de gérer au mieux le suivi des horaires de travail des employés. On y consacre un volet pour chaque rubrique : les absences, les congés, les heures de travail, la définition des objectifs de travail hebdomadaire, mensuel et annuel. Grâce à ce pan du SIRH, les employés peuvent être avertis si leurs objectifs ne sont pas atteints. Les outils de base prennent également en compte la gestion de la paie, des primes, des cotisations pour la retraite et des indemnités. Ces outils disposent de systèmes avancés qui permettent de faire des prélèvements d’impôts à la source. Les virements sont également automatisés. Les solutions RH sont créées dans le but de causer moins d’injustes dans le recrutement et le traitement des employés. On retrouve dans ce volet le plan d’épargne retraite, les congés entièrement payés, le contrat assurance-vie, les mutuelles de santé…      

Les outils de gestion de talents qui regroupent la planification des recrutements, des compétences et des formations 

Toute demande d’emploi est enregistrée avec les informations personnelles et identitaires des candidats. Pendant la phase de recrutement, chaque candidat est suivi. Parmi la multitude de candidats, les informations des candidats retenus seront envoyées dans le répertoire des travailleurs de l’entreprise. On parle de GED (Gestion électronique des documents). La plupart du temps, les informations des candidats non retenus sont conservées au cas où on aura besoin d’eux dans un futur proche ou lointain. Une fois dans l’entreprise, les compétences de l’employé sont évaluées. Il est fait de même pour les anciens employés. Grâce à ces outils de gestion des talents, on planifie et on organise des formations spécifiques en groupes. Les employés performants sont automatiquement proposés par la machine pour faire valoir leurs compétences aux postes vacants. Enfin, c’est un ensemble de modules qui permettent de suivre les performances de chaque employé par rapport aux tâches et objectifs qui lui ont été assignés.

Les applications d’implication des employés

C’est la partie Open source des SIRH disponibles sur le marché. Une porte d’accès est offerte aux employés qui ont la possibilité d’interagir avec le service des Ressources humaines. Ils pourront par exemple consulter le niveau d’atteinte des objectifs fixés, leurs niveaux de performance, le nombre de congés. Dans tous les cas, ces différents types de logiciels sont utiles et utilisés par le service de la gestion des Ressources Humaines.

À quoi sert le logiciel RH ?

Le logiciel de gestion RH est devenu dans les entreprises un utilitaire hautement technique indispensable dans l’optimisation de l’usage qui est fait des ressources humaines.

Pour les entreprises et les services RH en particulier, il s’agit d’un appui important qui facilite la gestion au quotidien du capital humain. Généralement, les logiciels sont un ensemble de systèmes automatisés qui s’occupent de façon systématique des données existantes et des nouvelles données entrantes.

Dans la pratique, le logiciel permet de recruter un nouvel employé qui est suivi du début de sa carrière jusqu’à son départ (CDD) ou à sa retraite (CDI). La gestion de sa carrière prend en compte la gestion de ses avantages sociaux, l’évolution des performances de l’employé, la gestion de sa paie, la planification des éventuelles formations de mise à niveau. C’est un logiciel qui organise par-dessus tout l’emploi du temps du travailleur et la charge de travail à lui attribuer. En fin de compte, la masse d’informations qui est générée chaque jour du fait de l’activité des employés de l’entreprise permet aux gestionnaires RH de connaître de fond en comble les hommes et femmes. Cela lui permettra d’optimiser le développement de l’entreprise.  

Comment choisir son logiciel SIRH ?

Le choix d’un logiciel SIRH se fait selon le type d’entreprise que vous avez et ses besoins. Il faut déterminer si on a besoin d’un système qui comporte tous les modules, d’un système avec les modules de la paie, axé sur le recrutement ou celles qui permettent l’administration en général. Il ne sert strictement à rien d’acquérir la solution tout-en-un si certains modules acquis ne seront pas utilisés. Il faut tenir en outre compte de plusieurs autres critères tels que :

  • le coût du logiciel. Certains logiciels sont payés en une seule fois alors que d’autres sont payés mensuellement
  • l’accessibilité du logiciel: le logiciel offre une forte accessibilité et que son interface est ergonomique ;
  • la mobilité du logiciel : le logiciel doit être multicanal (ordinateurs, téléphones, tablettes).

Par ailleurs, l’expérience a prouvé que les PME et les ETI préfèrent souvent investir dans les modules de gestion du temps, les modules de paie et modules d’administration du personnel. La gestion des compétences, la gestion des recrutements et des formations viennent après dans la liste des acquisitions des PME et ETI.   

SaaS ou Solutions progicielles

Les solutions RH SaaS sont des solutions software entièrement en ligne alors que les solutions progicielles sont installées en interne et conçues sur mesure. Chacune de ces solutions présentent ses avantages et ses inconvénients.

  • La solution SaaS: sans avoir rien à télécharger sur la plateforme de l’application web, l’administrateur vend un sous-domaine à votre entreprise. La configuration est des plus rapides et ses fonctionnalités multiples. Les mises à jour sont automatiques et la plateforme très sécurisée. Ce genre de solution est accessible de partout, sur n’importe quel support numérique pour peu que le responsable RH soit en possession de son mot de passe.
  • La solution progicielle est tout à fait différente. Une fois acquis, l’entreprise en détient le contrôle total. Le moindre changement ou mise à jour à effectuer devra se faire sur chacun des ordinateurs sur lesquels elle a été installée.  

Les avantages à opter pour un logiciel RH

Opter pour une solution logicielle pour gérer ses ressources humaines ne présente que des avantages en termes de gain de temps, de coûts, de mobilité, etc.

Un gain de temps précieux

Le temps gagné est inestimable quand on décide d’utiliser au sein d’une entreprise un logiciel de gestion des ressources humaines. La planification du travail suivant des objectifs clairement définis de façon journalière donne à chaque employé non le sentiment de manquer de temps, mais la satisfaction d’avoir accompli ses tâches journalières de bout en bout. Les meilleurs agents seront du coup mis sur les meilleures tâches pour plus d’efficacité et de meilleur délai. Enfin, l’usage de filtres permet des recherches plus rapides et plus précises. 

La gestion des coûts

La gestion des ressources humaines, c’est aussi la gestion des ressources financières de l’entreprise. Grâce au module intégré de planification des ressources, vous laissez faire le logiciel qui vous signalera le moindre écart dans votre comptabilité (coûts, budget, salaires) au sein des ressources humaines. Vos dépenses seront conformes à vos objectifs et seront plus pointues. Une planification avec un tel logiciel vous fait éviter des dépenses inutiles et les supposées heures supplémentaires qui entraînent des coûts supplémentaires.     

Un logiciel qui s’adapte à votre contexte

La plupart des logiciels de gestion de ressources humaines surtout les solutions progicielles sont paramétrables à volonté. Les entreprises ont la possibilité de les personnaliser et de l’adapter à leurs besoins et à leur secteur d’activité. Chaque entreprise trouve forcément pour son compte. Ce n’est finalement pas un mauvais investissement que d’investir dans une solution de gestion RH qui est aux normes RGPD.

Une collaboration en temps réel

À l’heure du télétravail, les modules collaboratifs embarqués dans les solutions RH sont une aubaine pour les services RH des entreprises, peu importe leurs tailles. C’est un module qui permet à la hiérarchie de suivre l’évolution du travail accompli par chaque employé. Les informations en temps réel sont communiquées entre les différents collaborateurs qui disposent même d’un espace de discussion pour échanger entre collègues de travail par rapport au boulot. Des notifications ou alertes sont envoyées à chaque membre du personnel.   

Une expérience utilisateur

Les utilisateurs des logiciels de gestion des ressources humaines sont de plus en plus intéressés par ces plateformes aux interfaces très conviviales. L’interface personnalisée et les vives couleurs très ludiques changent de longues lignes confuses d’Excel.

Un suivi des ressources humaines

Grâce aux logiciels RH, vous avez la possibilité de suivre de près un certain nombre d’indicateurs pertinents. Le suivi de ces indicateurs permet d’améliorer les performances des agents et donc celles de l’organisation. Comme indicateurs pertinents, nous avons les analyses sur l’effectif, la connaissance exacte du taux d’absentéisme, l’anticipation et la correction, le turnover dans une entreprise.

Le suivi des RH passe aussi par la gestion des alertes qui sont faciles à créer et qui permettent de mieux organiser les tâches à venir. La gestion des alertes permet en outre de suivre l’évolution des collaborateurs de l’entreprise. Les alertes concernent généralement les promotions programmées, les formations prévues, les entretiens, les notifications relatives à la vie privée des agents telles que les mariages et les naissances d’enfants, etc.

Un suivi RH du personnel passe aussi par la mise en place d’un annuaire interne qui contient les données personnelles et professionnelles qui sont régulièrement mises à jour. Un annuaire global permettra d’accéder par contre à une partie seulement de ces informations sensibles. Grâce aux filtres, tous les agents pourront accéder aux informations telles que les e-mails, les noms et prénoms, les coordonnées professionnelles, la ligne directe, etc.    

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