Réussir l’organisation d’un événement : la procédure à suivre !

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Aussi bien dans le domaine privé (baptême, anniversaire, mariage…) que dans le domaine professionnel (séminaire, réunion…), l’organisation d’événements est désormais une pratique assez courante. Si vous n’en avez toutefois pas l’habitude et que vous souhaitez réussir ce nouveau challenge, il est alors primordial de détenir quelques informations utiles avant de vous lancer. Du choix du lieu en passant par la détermination du nombre d’invités ou du menu du buffet, vous aurez en effet à prendre plusieurs décisions importantes. Afin de vous faciliter la tâche, nous mettons à votre disposition dans cet article, des informations et conseils qui vous seront sans aucun doute d’une grande utilité.

S’appesantir sur le but de l’événement

Pour quelle raison cet événement doit-il être organisé ? Telle est la question que vous devez vous poser avant de vous lancer dans la mise en œuvre des activités qui devront permettre sa tenue. Le fait de connaitre le but d’un événement vous permettra notamment d’avoir une idée des objectifs à atteindre, ce qui rendra alors plus aisée la prise de décisions en rapport avec la suite des opérations. Une fois que vous avez une idée du but, vous pourrez également définir plus facilement le format idéal. Ce dernier dépendra toutefois des éléments qui suivent :

  • Le concept,
  • Le timing à respecter,
  • La durée idéale,
  • La restauration à prévoir,
  • Le type de disposition à privilégier dans la salle.

Bien évidemment, pour un baptême, un mariage ou un événement d’entreprise, la méthode d’organisation ne sera pas la même. Ainsi, pendant que le cadre que vous choisirez pour un événement d’entreprise (séminaire ou réunion) devrait avoir un caractère assez sérieux et parfois solennel, celui choisi pour un anniversaire devra plutôt être plus festif et assez décoré. Maintenant que vous avez une idée du but, il est désormais temps de passer à la planification.

Prendre le temps nécessaire pour la planification

Hormis le fait qu’elle vous permet d’avoir plus de chances d’être dans les temps, la planification vous offre également la possibilité de prendre en compte tous les détails importants qui garantiront la réussite de l’événement que vous organisez. Pour ce faire, il serait préférable de concevoir un plan dans lequel apparaitront toutes les informations relatives à la promotion, le contenu et même la logistique de l’événement. Afin d’avoir l’assurance que tous les membres de votre équipe ont une idée exacte des tâches qui leur incombent, concevez un document que vous mettrez à leur disposition.

Si une telle solution vous séduit, alors procédez dans un premier temps à la réalisation d’une liste de toutes les tâches principales. Ces dernières pourront par la suite être étoffées avec le maximum de détails. Il pourrait dans ce cas être question des tâches spécifiques que chaque membre de l’équipe devra effectuer. Afin d’éviter les pertes de temps, assurez-vous d’indiquer par ailleurs le temps nécessaire à la mise en œuvre des différentes tâches. La durée pour leur réalisation étant en général sous-estimée, l’on note au fil du temps une préparation assez lente, ce qu’il faut évidemment éviter le plus possible si vous ne souhaitez pas être acculé au dernier moment. Se faire accompagner par une agence d’événementiel sera en outre une excellente idée si vous avez du mal à vous en sortir.

Déterminer le budget nécessaire

Bien que rébarbative, cette tâche est importante et il est primordial de la réaliser au mieux si vous ne souhaitez pas être plus tard confronté à des dépenses ou surprises inattendues. Comme vous devez vous en douter, toutes les tâches et activités ne peuvent pas avoir le même prix. Le coût de la restauration sera par exemple différent de celui de la location du lieu où se déroulera le lieu. Le fait d’avoir une idée assez précise du budget disponible vous empêchera par ailleurs de faire des dépenses inutiles ou même des folies durant l’achat de certains matériaux. La définition du budget vous permettra en outre d’avoir une vision de la marge de manœuvre dont vous disposez sur le plan financier. Vous pourrez ainsi effectuer en conséquence le choix du matériel et des différentes activités à réaliser en priorité.

Le choix du lieu, une décision à ne pas prendre à la légère

Pour la réussite de tout événement que vous organisez, vous devez vous appesantir sur le choix du lieu. Puisqu’il sera le cadre de la réception, il contribuera en effet à la réussite de votre projet. Pour avoir l’assurance de réaliser le choix adéquat, il est recommandé de jeter votre dévolu sur un lieu qui est en parfait accord avec le nombre de personnes que vous comptez recevoir. Pour un événement prévu pour un maximum de 10 personnes par exemple, il est donc inutile de louer un château entier. Vous ne savez pas comment procéder ? Alors, commencez d’abord par définir toutes les bases de l’événement à organiser. Il s’agira essentiellement de la détermination de :

  • Le nombre de participants,
  • La durée de l’événement,
  • La date,
  • L’objet de l’événement,
  • Le type d’invités attendus.

Dès que le lieu qui saura vous convenir est trouvé, pensez à effectuer une visite avant de payer les frais de location ou de réservation. Cela vous permettra d’éviter des surprises à la veille ou même le jour de l’événement, un moment où vous aurez bien entendu du mal à revenir en arrière.

Du mal à vous en sortir ? Répartissez les tâches

Aussi bien durant le processus de préparation que durant la tenue de l’événement, il est primordial de répartir les différentes tâches à réaliser entre tous les membres de votre équipe. Pour pouvoir avoir une vue globale de toutes les activités, vous pouvez par exemple répartir lesdites tâches par zone. Pour chaque zone, choisissez un responsable qui sera alors tenu de vous faire le point de la situation au fur et à mesure. Pour avoir le contrôle total de la situation pendant la tenue de votre événement, assurez-vous par ailleurs que des postes tels que celui de la restauration, l’animation et l’équipement sont surveillés par de compétents membres de votre équipe. Au fil du temps, vous devez bien évidemment vérifier que tout se passe comme prévu.

Envoyer les invitations

Pour qu’un événement soit réussi, il est indispensable que les invités puissent être présents comme prévu. Pour ce faire, vous devez vous assurer que les invitations leur parviennent à temps. L’expédition des invitations peut désormais être effectuée suivant divers moyens. Si l’envoi de cartes vous parait assez long ou fastidieux, vous pouvez tout simplement opter pour l’expédition de mails. Il faudra bien entendu vous assurer que des informations telles que la date, le lieu et l’objet de l’événement figurent dans le mail. Pour avoir par ailleurs une idée du nombre de personnes qui seront réellement présents à cet événement, n’hésitez pas à demander à vos invités de confirmer leur présence.

S’assurer que tout est en place à la veille du jour fatidique

Ça y est ! Vous êtes enfin à la veille du jour fatidique. Loin d’être un moment où vous pourrez souffler un peu, c’est plutôt le contraire. Pour que tout se passe comme prévu, vous devez en effet vérifier tous les détails afin de vous assurer que vous n’avez rien omis. Rendez-vous pour cela sur le lieu où se tiendra l’événement et vérifiez la décoration, la sonorisation ainsi que les différents détails qui vous tiennent le plus à cœur. Pour ne rien perdre de vue, établissez une liste de contrôle. Discutez également avec les membres de votre équipe et briefez-les sur le comportement à adopter. Ils devront également pouvoir vous joindre en cas d’urgence. Vous pourrez ainsi être informé à temps sur les éventuels dysfonctionnements qui surviennent. Vous pourrez également réagir au plus tôt et gérer au mieux des situations qui pourraient compromettre la réussite du projet.

Et voilà ! Vous avez réussi ce challenge qui au départ paraissait assez difficile à surmonter. Bien que cela requiert assez d’effort, de l’énergie et parfois même une certaine expérience, l’organisation d’un événement est un projet plutôt enrichissant. En dehors du fait qu’elle permet de mieux cerner ses capacités de management et de direction, elle permet aussi à la personne chargée de l’organisation d’apprendre à mieux gérer. Si vous n’avez toutefois pas le temps nécessaire pour réaliser un tel projet, tournez-vous simplement vers une agence spécialisée dans le domaine. Des professionnels se chargeront alors de réaliser suivant vos directives et besoins, toutes les tâches qui pourront garantir la tenue ainsi que la réussite de votre événement professionnel ou privé.

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