Organiser un événement professionnel : les 14 étapes à suivre !

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Même si elle s’apparente à un véritable jeu d’enfant pour beaucoup, l’organisation d’un événement professionnel sera pour d’autres un sérieux casse-tête. Dans l’optique de vous aider à réussir l’organisation de l’événement professionnel (séminaire, journée de formation, weekend récompense) dont vous avez la charge, nous avons conçu pour vous une liste des étapes à suivre. Puisqu’elles sont la clé d’une organisation réussie, prenez-en connaissance avec la plus grande attention, afin de détenir toutes les informations pertinentes nécessaires.

La définition précise du projet

Avant toute chose, il faut savoir qu’il existe différents types d’événements professionnels, à savoir : les séminaires, les voyages incentives ou encore les weekends de récompense. Avant de vous lancer dans l’organisation d’un événement professionnel, il est alors nécessaire de procéder à l’organisation d’une réunion avec la hiérarchie. Vous pourrez ainsi délimiter avec le plus de précisions possible le cadre dudit événement. À l’issue de la réunion, vous pourrez par exemple avoir à votre disposition les informations ci-après :

  • Le type de public attendu (clients, prospects ou collaborateurs) ;
  • Le budget alloué ;
  • Les dates ;
  • Les messages à véhiculer ;
  • Les intervenants possibles ;
  • La durée totale de l’événement ;
  • Les détails du programme dans les grandes lignes.

Notons que ces informations vous permettront d’avoir une vision beaucoup plus claire de l’événement, ce qui aura pour avantage de faciliter l’élaboration du brief général.

La création étape par étape de l’événement

Une fois que vous aurez établi le brief général, vous serez en principe en mesure de créer étape par étape votre événement, tout en ayant bien évidemment à l’esprit une vision claire de tous vos besoins, notamment en termes de restauration, de location de salle ou d’animation. Si vous êtes par exemple chargé d’organiser un séminaire d’entreprise d’une durée d’une journée, vous pourrez être dans l’obligation de :

  • Louer une salle équipée ou non ;
  • Vous procurer le matériel nécessaire ;
  • Vous adresser à un traiteur qui assurera le déjeuner, le café d’accueil, le goûter ou même le diner ;
  • Prévoir des animations ;
  • Prévoir des cadeaux tels que les goodies.

Le choix du lieu

En général, il n’est pas toujours facile de trouver le lieu qui convient pour la tenue d’un événement. Si vous avez une préférence pour les salles communales, l’idéal est de contacter au plus tôt les mairies. Ces dernières pourront alors vous fournir des informations relatives au coût ainsi qu’à la taille desdites salles. Le plus souvent, ces dernières sont beaucoup trop spacieuses pour les événements professionnels, ce qui peut être un véritable désastre lorsqu’on se lance dans la décoration. Lorsqu’elles ne sont pas trop grandes, ces salles sont dans de nombreux cas réservées sur des mois. Il faudra alors se replier sur les demeures de charme ou autres lieux plus adaptés.

En dehors du fait que l’acoustique y est relativement meilleure, elles sont aussi plus esthétiques et plus petites. Notons toutefois qu’en fonction de l’événement professionnel que vous organisez, vous pouvez vous tourner vers des lieux tels que la plage ou les montagnes. Si vous n’avez par ailleurs besoin du lieu que pour une journée ou quelques jours, nul besoin d’effectuer une réservation pour un weekend ou toute une semaine. Il faut aussi que le lieu choisi soit en adéquation avec le message à transmettre et le public invité. Son accessibilité ainsi que sa capacité d’accueil (en configuration cocktail ou assise) devront également être prises en compte.

Une fois que vous avez trouvé l’espace idéal, vous pouvez alors penser au matériel nécessaire. Pour faire des économies et ne pas avoir à toujours louer l’ensemble du matériel, l’idéal est de passer à l’acquisition de ceux dont vous aurez le plus besoin à l’avenir. Il faudrait pour cela disposer bien évidemment du budget indispensable. Si vous avez une préférence pour les espaces ouverts tels que les plages ou les jardins aménagés, vous devez alors vous lancer dans un premier temps dans la recherche et l’acquisition d’un barnum pour tout type d’événement en plein air. Suivant le type d’événement qui est organisé, vous pouvez porter votre choix sur :

  • Des tentes pliantes ouvertes ;
  • Des tentes pliantes fermées ;
  • Des tentes de réception.

Vos invités pourront alors profiter d’une excellente protection contre le soleil ou la pluie si votre événement se déroule à l’extérieur. N’oubliez en outre pas de penser à la sonorisation et à l’éclairage.

La consultation des prestataires

Dès que vous avez établi avec précision votre programme et vos différents besoins, vous pouvez commencer à rechercher, si vous en éprouvez le besoin, des prestataires auxquels vous ferez parvenir des demandes de devis. Le brief général que vous auriez défini en amont vous permettra d’intégrer plus aisément le maximum de détails aux demandes de devis que vous enverrez. Il s’agira à ce niveau :

  • Du budget ;
  • Du nombre de personnes ;
  • Du type d’animation recherchée.

Si vous organisez par exemple en interne un repas d’entreprise dans un restaurant, la maitrise parfaite de la date de tenue de l’événement, la connaissance précise du budget et du nombre d’invités permettront au responsable du restaurant de fournir un budget juste et précis. En ce qui concerne vos dates, il sera aussi en mesure de poser une option fiable.

L’élaboration de la checklist

La checklist est par essence un document qui permet de n’omettre aucun détail avant, pendant et après un événement. Même si vous la réalisez bien avant le démarrage de vos activités destinées à la réussite de votre organisation, vous pourrez remplir votre checklist au fur et à mesure que votre projet prend forme. Lorsqu’elle est alliée à un efficace système d’alerte, la checklist constitue un véritable gage de sécurité durant la création et l’organisation d’événements professionnels. Il ne faut donc pas la négliger.

Si vous avez par exemple choisi de vous lancer dans l’organisation d’un voyage incentive, il faudra penser à intégrer dans votre checklist un rappel sur les délais à respecter en ce qui concerne la réalisation des papiers dont il faut disposer pour tout voyage à l’extérieur. Il sera notamment question de :

  • La réédition de la carte d’identité ;
  • La création d’un passeport ;
  • La réalisation des différents vaccins requis.

Grâce à la checklist, vous pourrez en outre relancer à temps les participants sur les démarches à effectuer pour que l’événement puisse être une véritable réussite.

La préparation de la liste des invités

Si vous avez déjà organisé un événement personnel ou professionnel, alors vous conviendrez que la définition de la liste des invités n’est en aucun cas une mince affaire. Toutefois, dans la mesure où l’on rencontre forcément des désistements à la dernière minute ou des refus, il est conseillé d’avoir plus d’invités que de places disponibles. Cette solution vous permettra alors de donner une impression de succès plutôt que d’un vide intersidéral. Toujours dans le but de garantir le succès de votre événement, vous devez aussi prendre le temps de sélectionner avec soin vos invités. S’il s’agit par exemple de prospects, il faudra vous assurer que ceux que vous invitez sont réellement concernés par votre événement. Si tel n’est pas le cas, le risque qu’ils ne répondent pas favorablement à votre invitation sera alors très grand. Une fois la liste des invités établie, vous pourrez passer à l’envoi des invitations.

L’envoi des invitations

Il est primordial de le souligner, l’envoi des invitations demeure l’une des étapes incontournables de la préparation d’un événement professionnel. Cette étape devra donc impérativement faire partie de la checklist. Pour avoir l’assurance que la majorité de vos invités pourra participer à l’événement que vous organisez, vous devez envoyer lesdites invitations au moins trois semaines à l’avance. Vos participants auront ainsi le temps de se positionner et de mieux s’organiser. Toutefois, s’il est question d’un voyage incentive, vous devez prendre le soin d’envoyer les invitations plusieurs mois à l’avance afin de donner à vos invités le temps de réaliser tous les papiers de voyage nécessaires. Cela leur permettra aussi de réserver les billets d’avion à des tarifs préférentiels.

La prise en compte des temps forts de l’événement

Pour que les invités ne puissent voir le temps passer, il est primordial de prévoir les temps forts de l’événement. Cela permettra également de lui offrir un certain rythme. Dans la mesure où les invités ont dû se déplacer pour vous, il est conseillé d’effectuer une prise de parole concise et dynamique au début ou à la fin. Afin de pouvoir illustrer au mieux vos propos, vous pouvez aussi vous faire aider par une vidéo de qualité. Si vous le souhaitez, vous pouvez par ailleurs mettre en place une animation ou une activité qui a un rapport avec l’image et le message que vous souhaitez donner.

La médiatisation de l’événement

Outre le fait qu’elle est essentielle, la médiatisation de l’événement est également une étape assez délicate. Il importe pour cela de s’adapter le plus possible aux différents médias (réseaux sociaux, presse traditionnelle, influenceurs et blogueurs). Notons que pour la promotion d’un événement, les réseaux sociaux sont désormais incontournables. Pour ce faire, vous pouvez par exemple prévoir en amont un hashtag à partir duquel vos convives et vous pourrez partager l’événement sur les différents réseaux sociaux. Pour pouvoir par ailleurs augmenter la visibilité de votre événement, vous pouvez également miser sur le « Live Média » sur des réseaux comme Facebook par exemple.

Le repérage des lieux la veille et le test des équipements

Cette étape est très importante lorsqu’il est question d’un événement professionnel dont on veut à tout prix assurer le succès. Nous pouvons prendre à ce niveau l’exemple d’une journée « teambuilding ». Pour avoir la garantie que les vidéoprojecteurs et les micros qui se trouvent dans la salle que vous avez louée sont tous fonctionnels, il est recommandé de prendre le temps de repérer les lieux la veille. Outre la vérification des différents matériels, ce repérage vous permettra également de savoir si l’agencement réalisé vous convient. Vous éviterez ainsi le jour J, des surprises désagréables.

Prévoir un plan de secours

Peu importe le type d’événement qu’on organise, il est conseillé de toujours disposer d’un plan B, car un imprévu pouvant tout chambouler peut survenir à n’importe quel moment. En effet, vous aurez beau faire preuve d’une parfaite organisation et d’une grande efficacité, la possibilité qu’un grain de sable vienne enrayer l’ensemble de la machine n’est jamais à écarter. Pour ce faire, vous devez prévoir une solution de repli qui empêchera toute votre organisation et vos efforts de tomber à l’eau.

Réaliser auprès des participants des enquêtes de satisfaction

À la fin de l’événement, vous devez dans un premier temps réaliser votre propre évaluation. Cela fait, vous pourrez ensuite consulter les différents participants afin d’avoir une idée de leur ressenti. Cette consultation pourra être effectuée par le biais d’un questionnaire que vous aurez préalablement conçu. À l’instar de votre évaluation personnelle, la consultation des participants après la tenue de l’événement vous permettra de mettre l’accent sur les points forts et les points faibles de l’organisation. Vous pourrez ainsi corriger ces derniers et assurer la réussite des événements futurs que l’on vous confiera.

Analyser l’événement qui a été organisé

Dès que toutes les évaluations seront terminées, vous pourrez alors disposer de tous les éléments nécessaires pour procéder à l’analyse de l’événement. Ce sera donc l’occasion idéale de s’appesantir sur son déroulé et l’ensemble de ses retombées. Par exemple, pour une conférence professionnelle, la possibilité vous est offerte de statuer sur la portée ainsi que les bénéfices de ladite conférence sur la société. Pour pouvoir en outre concrétiser votre succès, vous pouvez faire parvenir un mot de remerciement à l’ensemble des personnes qui ont effectué le déplacement.

Vous pourrez également profiter de ce message pour leur faire remettre un compte rendu dans lequel seront reprises les idées principales de l’événement. Pour que l’impact soit optimal, il est préférable de l’envoyer peu de temps après la tenue de l’événement. Si vous disposez d’un site internet, vous pouvez aussi le mettre en ligne et l’accompagner si possible des présentations ou des vidéos des différents intervenants. Votre événement pourra ainsi être ancré dans la durée, car le contenu sera facilement accessible au plus grand nombre, et ce à n’importe quel moment.

Quelques conseils utiles

Pour être en mesure de mettre efficacement sur pied un original événement professionnel, il est indispensable de laisser libre cours à toute votre créativité.

Prenez cependant le soin de rester dans le ton et dans le thème défini afin de permettre à tous les participants de vivre un mémorable moment. A la fin de l’événement, vous pouvez par ailleurs commencer à vous projeter de manière collaborative sur les prochains événements dont vous avez la charge. N’oubliez bien évidemment pas d’impliquer vos collaborateurs. Si vous êtes en outre trop occupé et que vous ne vous sentez pas en mesure d’assurer au mieux l’organisation d’un événement, n’hésitez pas à vous faire épauler par un professionnel expérimenté.

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